Правильная организация офиса оказывает прямое влияние на работу любого бизнеса, причем как на индивидуальном, так и на командном уровне. Рабочее пространство сотрудников должно максимально способствовать продуктивной деятельности. Далее в материале рассмотрим инструменты и методы организации рабочих помещений, которые позволяют сделать работу комфортной и эффективной.
№1: Высокоскоростной интернет
Высокоскоростной доступ в интернет сегодня является одним из основных критериев эффективности бизнеса. Многие компании переходят на облачную информационную структуру, которая предусматривает хранение корпоративных данных и проведение вычислений на удаленных серверах. Бесперебойное соединение позволяет получить доступ к нужным данным в любой момент времени.
Чтобы сотрудники компании не отвлекались от своих обязанностей из-за плохого соединения, компания АО «Казтелепорт» предлагает подключить интернет для бизнеса по самым выгодным тарифным планам.
№2: Внедрение автоматизации
Автоматизация основных систем в офисе вместе с энергоэффективным оборудованием позволят избежать дополнительных расходов и повысить комфорт работы для персонала. Начать рекомендуется с установки автоматических систем охлаждения и отопления. Современные интеллектуальные термостаты позволяют ежедневно планировать температуру воздуха и регулировать настройки удаленно, используя смартфон или компьютер.
При выборе энергоэффективных кондиционеров необходимо учитывать площадь помещения и его конструкцию. Несмотря на возможные расходы по привлечению специалистов, установка энергоэффективных приборов окупится в кратчайшие сроки.
№3: Общие рабочие зоны
Создание общих рабочих зон напрямую влияет на эффективность коммуникаций между сотрудниками и отделами. Такие зоны могут быть организованы в отдельных крупных кабинетах и залах. Необходимо позаботиться о наличии в них современного оборудования и инструментов для обмена бизнес-информацией, например:
- проекторов;
- мультимедийных досок;
- флипчартов;
- маркеров и магнитиков.
Такие зоны могут служить и для общих корпоративных совещаний, где обсуждаются текущие планы компании, стратегическое развитие и другие не менее важные бизнес-вопросы.
№4: Чистота и порядок
Регулярная уборка позволит вовремя избавляться от нагромождения ненужных корпоративных бумаг, использованной макулатуры и пр. Столы в кабинетах должны использоваться максимально эффективно. Стандартное правило: один стол — один проект. Если на одном рабочем столе сразу присутствуют бумаги и материалы с разных проектов, это существенно повышает время на поиски нужных предметов и документов, тем самым снижая эффективность работы.
Очистку и уборку рабочего места желательно проводить ежедневно после окончания рабочего дня. Несколько раз в квартал рекомендуется проводить генеральную уборку, которая включает в себя:
- избавление от неактуальной документации и других печатных материалов;
- полная очистка всех ящиков;
- эффективное распределение нужных бумаг и материалов, чтобы в нужный момент легко получить к ним доступ;
- очистка рабочих компьютеров и другой техники от пыли.
Кроме того, необходимо позаботиться, чтобы все провода, включая электрические и сетевые, были на своих местах, не путались под ногами и не мешали работать. Это касается не только удлинителей, но и телефонных зарядок сотрудников.
Подводя итоги
В статье были рассмотрены далеко не все способы повышения эффективности офиса. В зависимости от специфики и масштаба бизнеса, они могут быть дополнены другими пунктами. Главное — идти в ногу со временем, следить за порядком, внедрять новые технологии, экспериментировать с планировкой и организацией отделов и т.п. В результате, это позволит выбрать наиболее подходящий вариант для комфортной и эффективной работы.
